Que es una factura y como hacerla
Para todo en la vida hay una primera vez. Todos los que somos autónomos recordamos ese día en el que nos tuvimos que poner delante de un papel o un ordenador para hacer nuestra primera factura.
Lo primero de todo es saber que es una factura. Sin ponernos demasiado teóricos digamos que una factura es un documento que resumen un hecho económico entre dos sujetos. Su concepto, características y tipos vienen regulados por el Real Decreto 1619/2012 y esta en vigor desde el 1 de enero de 2013, aunque se le han hecho algunas modificaciones desde entonces.
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- ¿Estoy obligado a facturar?
Siempre se tendrá que facturar en las siguientes situaciones:
- Cuando el destinatario sea un empresario o profesional.
- Cuando el destinatario de la obligación lo solicite.
- En las exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas en tiendas libres de impuestos).
- En las entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
- Cuando el destinatario sea una Administración Pública o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
- Determinadas entregas de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición, cuando aquella se ultime en el territorio de aplicación del impuesto.
- Ventas a distancia y entregas de bienes objeto de Impuestos Especiales, cuando se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
Pero no estarás obligado si estas en alguno de estos casos:
- Si realizas operaciones exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido.
- Las realizadas por empresarios o profesionales incluidos en el Régimen especial del Recargo de Equivalencia.
- Las realizadas por empresarios o profesionales que se encuentren acogidos al Régimen Simplificado del IVA.
- Las operaciones realizadas por empresarios o profesionales que se encuentren acogidas al Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca.
- Las operaciones financieras y de seguros.
- Elementos de una factura.
Todas las facturas deben contar con una serie de elementos para poder ser validas:
- Numero y serie. Si tienes diferentes actividades o ingresos, las facturas, pueden ser diferenciadas por series. También las facturas rectificativas (luego hablaremos de ellas) deben ir en serie separada. En cualquier caso, dentro de cada serie la numeración debe ser correlativa. En ningún caso se dice que deba empezar por ningún número en particular; vamos, que no tiene porque empezar por el 1.
- Fecha. Debe incluir fecha de emisión de la factura. Si la factura fuese de una entrega de bienes y esta entrega no coincide con la fecha de emisión, también se deberá consignar la fecha de entrega del bien objeto de la factura.
- Dirección completa. Tanto del emisor de la factura como del cliente al que se le hace entrega.
- La factura debe incluir una descripción del bien entregado o servicio prestado.
- Debe consignarse en la factura la valoración económica del bien o servicio que se ha prestado. Si además se quiere la deducibilidad del IVA, este debe ir consignado separadamente.
- Tipo de IVA, cuota y retención. Deben consignarse en el caso de que se quiera deducir a efectos de IVA. En el caso de la factura esté sometida a retención, también deberá consignarse por separado el tipo de retención y su cuota correspondiente.
- Importe total a pagar. A efectos de totalizar la factura, el IVA se debe sumar al importe y la retención resta.
- Tipos de factura y plazo de emisión.
Hay dos tipos de facturas las simplificadas y las completas:
- Son las sustitutas de los antiguos tickets y se aplican a las mismas situaciones que se aplicaban a los tickets en la normativa anterior, como son las ventas al por menor, aparcamientos, autopistas de peaje, tintorerías, peluquerías, bares restaurantes y otros servicios de hostelería, etc… También son aplicables las facturas simplificadas para aquellas ventas por importe inferior a 400€ (IVA incluido).
- Son las facturas comunes que conocemos todos. Las podemos diferenciar en:
- Normal. Es la que conocemos todos y que se expide por una entrega de bienes o prestación de servicios.
- Ractificativa. Corrige, modifica o anula una factura anterior. Esto se puede deber a errores, a descuentos que se apliquen después de la entrega o cualquier otra razón que exija la modificación de la factura anterior. Debe ser emitida en una serie diferenciada.
- Electronica. Este tipo de facturas son obligatorias para todos aquellos que facturan a las Administraciones Publicas y para las grandes empresas.
- Recapitulativa. Es muy típico de las empresas que realizan entregas de diferentes bienes o en diferentes fechas. La factura incluye todos los bienes y todas las entregas realizadas en un mes.
- Proforma. No es una factura en sentido estricto, y sirve exclusivamente a titulo informativo. No tiene efectos fiscales ni validez mas allá de la información que proporciona.
Respecto al plazo de emisión va a depender de quien sea el destinatario:
- Si el destinatario NO es empresario o profesional. En el momento en el que se realiza la entrega de bienes o prestación de servicios.
- Si el destinatario SI es empresario o profesional. Antes del día 15 del mes siguiente en el que se realizado la operación. El plazo de entrega máximo de la factura es de un mes desde su expedición.
